Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist weit mehr als ein formaler Posten. Er dient als Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Schutz personenbezogener Daten und sorgt dafür, dass dein Unternehmen die DSGVO-Anforderungen einhält. In vielen Fällen ist seine Tätigkeit sogar Pflicht, zum Beispiel wenn sensible Daten großflächig verarbeitet werden oder wenn mehr als 20 Mitarbeiter ständig mit Daten hantieren. In diesem Artikel schauen wir uns die Aufgaben Datenschutzbeauftragter im Detail an: von der Beratung der Geschäftsleitung über regelmäßige Schulungen bis hin zur Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden bei Datenpannen. So erkennst du, warum ein DSB enorm wichtig für deinen rechtssicheren Betrieb ist.
Bulletpoints
- Weisungsfreiheit: Der DSB muss unabhängig agieren können
- Mitarbeiterschulungen: Wesentlicher Baustein gegen Datenpannen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Wird vom DSB unterstützt oder geprüft
- Kontaktperson für Betroffene: Nimmt Auskunfts- oder Löschanfragen entgegen
1. Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?
- Unternehmen ab 20 Personen mit regelmäßiger Datenverarbeitung: Sobald mehr als 20 Leute ständig personenbezogene Daten bearbeiten, verlangt die DSGVO (bzw. das BDSG) einen DSB.
- Sensible Daten: Wenn du besondere Kategorien verarbeitest (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten), kann auch bei weniger Mitarbeitern ein DSB nötig sein.
- Behörden und öffentliche Stellen: In der Regel Pflicht, unabhängig von Mitarbeiterzahl.
Nichtsdestotrotz kann es sinnvoll sein, freiwillig einen DSB zu ernennen, auch wenn du unter den Schwellenwerten liegst. So signalisierst du Kunden und Partnern, dass Datenschutz bei dir ernst genommen wird.
2. Zentrale Aufgaben im Überblick
- Beratung: Der DSB berät Geschäftsleitung und Abteilungen in Fragen zu DSGVO, neuen Tools oder Verarbeitungsprozessen.
- Überwachung: Er prüft, ob die internen Abläufe und IT-Systeme datenschutzkonform sind. Dazu kann er interne Audits anregen.
- Mitarbeiterschulung: Vermittelt Know-how über Phishing-Gefahren, sichere Passwörter, das richtige Verhalten bei Auskunftsbegehren etc.
- Dokumentation: Hilft beim Erstellen/Prüfen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und anderer Nachweise.
- Kontaktperson: Ist der offizielle Ansprechpartner für Betroffene, Kunden und Behörden. Bei einer Datenpanne koordiniert er die Meldung.
3. Rechte und Pflichten – Aufgaben Datenschutzbeauftragter
Ein DSB ist weisungsfrei, d. h. die Geschäftsleitung darf ihn nicht anweisen, Verstöße zu vertuschen oder falsche Aussagen zu machen. Er genießt zudem Kündigungsschutz, um unabhängig agieren zu können. Gleichzeitig muss er auf dem aktuellen Stand der Gesetze sein und sich regelmäßig fortbilden. Bei Interessenkonflikten – z. B. wenn der IT-Leiter gleichzeitig DSB ist – kann es Probleme geben, weil man seine eigenen Abläufe nicht neutral prüfen kann.
4. Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter
- Interner DSB: Kommt aus deinem Mitarbeiterstamm. Vorteil: Kennt die betrieblichen Abläufe gut, ist schnell verfügbar. Nachteil: Braucht Schulungen, kann in Konflikte geraten (Interessenkonflikte), genießt speziellen Kündigungsschutz.
- Externer DSB: Ein externer Dienstleister übernimmt die Rolle. Vorteil: Hohe Expertise, oft großes Know-how aus anderen Projekten. Nachteil: Kostet monatliche oder jährliche Gebühren, kennt das Unternehmen anfangs weniger gut.
5. Typische Stolperfallen
- Kein ausreichendes Mitspracherecht: Wenn die Geschäftsleitung den DSB nicht in Entscheidungen einbindet, kann er seine Aufgaben nicht erfüllen.
- Zeitmangel: Ein interner DSB hat oft andere Hauptaufgaben und zu wenig Zeit für Datenschutz.
- Fehlende Schulungsangebote: Mitarbeiter bleiben unwissend, was zu Pannen führt.
- Veraltete Dokumentation: Wenn der DSB nicht regelmäßig Abläufe prüft, kann das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schnell überholt sein.
Link: Informationen der IHK Hannover
FAQ – Aufgaben Datenschutzbeauftragter
Nein, häufig sind es Teilzeitstellen oder externe Berater. Die Stundenzahl hängt von der Unternehmensgröße und Datenverarbeitungskomplexität ab.
Die DSGVO verlangt, dass du Kontaktdaten des DSB veröffentlichst (z. B. in der Datenschutzerklärung) und der Aufsichtsbehörde meldest.
Formal haftet in der Regel das Unternehmen. Der DSB selbst kann bei grober Fahrlässigkeit in die Pflicht genommen werden, haftet aber nicht für jede Fehleinschätzung.
